Staffing management software is a main tool for Employment Agencies

Staffing Agency | 09.04.2020

Eine Softwarelösung ist ein grundlegendes Tool für Personaldienstleisters. Im Gegensatz zu den Auswirkungen, die z.B. ein ATS auf ein Unternehmen haben kann – es stellt nur eine der HR-Software des gesamten Unternehmens-Ökosystems dar – stellt die Software für Personaldienstleisters einen wichtigen Teil des Kerngeschäfts dar.

Es gibt zwei Typologien von Staffing Agency Software:

  1. Operative Software, d.h. Software, die den mit der Suche und Auswahl zusammenhängenden Teil abdeckt und die Kurzliste an den Kunden sendet;
  2. Administrative Software, d.h. Software, die mit der Erstellung von Lohn-Tarife und Verträgen, der Zeitverwaltung und der Rechnungsstellung zusammenhängen. Dann gibt es auch die Software für die Lohnabrechnung und die Software für die Buchhaltung hinzu (die jedoch ausserhalb des Kerngeschäftsprozesses bleibt).

Was sich herausstellt, ist, dass die meisten der am stärksten digitalisierten Unternehmen auf mindestens drei verschiedene Softwareprogramme angewiesen sind, um das gesamte Arbeitsökosystem abzudecken.
Dies führt zu Effizienzproblemen: Oft sind die verschiedenen Softwareprogramme nicht miteinander integriert; Die Gefahr besteht darin, dass die Dateneingabe doppelt durchgeführt wird. Allerdings sind nicht alle Probleme leicht zu verstehen und zu identifizieren, einige sind weniger unmittelbar, wie z.B. die Datensynchronisation.
Selbst wenn zwei Systeme miteinander kommunizieren, ist dies nicht unbedingt optimal und bidirektional.
Das Risiko besteht darin, mit demselben Kandidaten oder demselben Kunden zu arbeiten, der unterschiedliche, widersprüchliche oder sogar fehlende Daten hat.
Die einzige Lösung ist eine All-in-One-Software, die für den Personalmarkt entwickelt wurde.
Einige lokale Softwareanbieter bieten mehrere Dienstleistungen innerhalb einer einzigen Lösung an, decken aber nicht alle Phasen des Prozesses effektiv ab; oder internationale Softwareanbieter sind in der Lage, die vollständige Abdeckung des gesamten operativen Teils (ATS+CRM) zu gewährleisten, schliessen aber den administrativen Teil (Stundenerfassung und Rechnungsabrechnung) nicht mit ein.

Administrative Module für mehrere Länder

Die Entwicklung eines administrativen Moduls kann sehr kompliziert sein, da es spezifischen Gesetzen zu Lohnebenkosten, Steuern und Bezahlungen für den Arbeitnehmer entsprechen muss. Das Endergebnis ist, dass selbst der grösste Akteur mit wichtigen strukturellen Zwängen konfrontiert wird und gezwungen ist, strategische Entscheidungen zu treffen. Häufig tendiert sie zum dominierenden Land, in absoluten Zahlen des Personalvermittlungsportfolios und/oder in Bezug auf den Umsatz, zum Nachteil anderer Länder.
Es ist sehr schwierig, wenn nicht fast unmöglich, einen Software-Anbieter zu finden, der in der Lage ist, das administrative Modul (Backoffice) für mehr als ein Land zu entwickeln und zu verwalten.

Das administrative Modul in Arca24

Das Team von Arca24 setzt sich aus Fachleuten zusammen, die aus dem Personalvermittlungsmarkt kommen und täglich ihre Erfahrungen in neue Entwicklungen einbringen.
Das Team von Arca24 setzt sich aus Fachleuten zusammen, die aus dem Personalvermittlungsmarkt kommen und täglich ihre Erfahrungen in neue Entwicklungen einbringen.
Aus der Zusammenarbeit zwischen unseren beiden Abteilungen (operativ und produktiv) entstand Ngage, eine Software, die ein Rekrutierungsmodul (mit einem integrierten KI-basierten System, das ein automatisches Ranking der Kandidaten ermöglicht), ein damit verbundenes CRM, eine Agenda für die vollständige Verfolgung von Informationen und ein Berichtssystem für die Auswahl und kommerzielle KPIs umfasst.
Anschliessend wurden in Ngage integrative Module implementiert, um die Effizienz und Effektivität der Software zu maximieren. Das erste Land, dem wir unser System vorschlugen, war die Schweiz: Wir gingen nicht bis zur Rechnungsstellung, sondern bis zur Lohnabrechnung (ELM-Standard).
In der Schweiz können unsere Kunden mit einer einzigen All-in-One-Software alle Prozesse verwalten, von der Rekrutierung bis zur Lohnabrechnung, von der CRM-Verwaltung bis zur Rechnungsstellung.
Das zweite Land, dem wir uns gewidmet haben, war Italien, welches über eines der komplexesten Verwaltungssysteme der Welt verfügt. Heute stehen die Module für Lohn-Tarife und Rechnungen für den italienischen Markt zur Verfügung.
Kürzlich haben wir dank der gesammelten Erfahrungen mit der Erstellung des administrativen Moduls für den US-Markt begonnen. Parallel dazu entwickeln wir ein System, das dank flexibler und globaler Logik auch in vielen anderen Ländern (insbesondere in angelsächsischen Ländern) eingesetzt werden kann.
Ngage hat sich zum Ziel gesetzt, für viele Länder die einzige echte All-in-One-Softwarelösung für Personaldienstleister zu werden.